第一章总则

第一条为使我院行政公文处理工作进一步规范化、制度化和科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我院实际，制订本规定。

第二条公文是学院在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。各部门必须重视并认真做好公文处理工作。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条本规定适用于各二级学院（部）、各单位。党政办公室是学院行政公文处理工作的管理部门，主管学院公文处理工作，并对学院各部门的公文处理工作进行业务指导。

第六条公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则，各部门要有一名负责人分管公文处理工作，并指定专人具体负责本部门日常公文处理工作。

第七条公文处理必须准确、及时、安全，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，对机密文件应妥善管理，尚未公布的文件严禁向外传播。

第二章公文种类

第八条学院常用的公文有以下几种：

（一）决定适用于对重要事项或重大行动作出安排。

（二）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部等。

（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复适用于答复下级机关请示事项。

（八）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（九）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第九条公文格式一般包括发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、收文单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词等。具体要求如下：

（一）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，由发文单位、事由、文种三部分构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（二）发文字号，包括机关代字、年份、序号。格式为：华农珠江A字[B]C号，其中，A为公文内容所属工作系统的代字，B为年份，C为序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（五）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（六）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

（七）成文日期，以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发领导的签发日期为准；会议通过的文件，以通过的时间为准。

（八）上报的重要公文，应当在文件首页发文字号右下方（横线的右上方）印注签发人姓名。

（九）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。公文用印要端正、清晰，“骑年盖月”。

（十）机密公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（十一）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

第四章行文规则

第十条行文应当确有必要，注重效用。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（一）学院可以对上对下，对内对外行文。院内各单位除党政办公室外不得代表学院对外正式行文。

（二）一般性业务工作如涉及多个部门的，以党政办名义行文或由有关部门联合行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

（三）各二级学院（部）、各单位在业务范围内可以相互行文和对下行文。

（四）各二级学院（部）、各单位需要向学院的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见的，必须以学院名义按程序行文。二级学院、处以下单位，一般不得直接向学院行文，如需要向学院请示问题、报告情况或反映意见的，应先经本部门同意，并以部门名义向学院提出。

（五）各部门可以联合行文，联合行文应尽量减少，如确有必要，联合行文的单位不宜过多。

第十二条“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

第十三条除领导直接交办的事项外，各单位上报学院领导的请示、报告等公文须先送交党政办公室，由党政办公室登记后，代呈送院领导阅批。

第五章发文办理

第十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、签发、登记、缮印、用印、存档、分发等程序。

（一）拟稿。非职能部门业务范围的综合性重要文件，由党政办拟稿；凡内容属各职能部门业务范围内的文件，由职能部门拟稿；内容涉及几个部门时，由主办部门会同有关部门协商拟稿、会签。

拟稿的基本要求是：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2.情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

6.应当使用国家法定计量单位。

7.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

8.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

9.拟稿必须符合格式要求，公文的首页要附上“18luck体育app 发文稿纸”。

拟制公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级部门协调或裁定。

（二）核稿。以学院名义草拟的文稿，经部门负责人审核并签名后，送党政办公室核稿。未经部门负责人审核签字的文稿，不得由拟稿人直接交党政办公室，更不得越级直接送院领导。核稿的重点是：

1.是否确需行文；

2.内容是否符合有关政策规定，与其他有关公文有无重复或矛盾；

3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；

4.涉及其他部门的问题是否协商一致；

5.行文方式是否妥当；

6.文字表达是否准确、精确，格式是否规范；

7.是否符合行文规则和拟稿的其他要求。

由职能部门草拟的公文如在核稿过程中改动较大，主办单位应根据党政办公室提出的修改意见进行修改，修改后主办单位负责人应再次审核。

党政办公室对下列文稿予以退回重办：

1.未经来文部门负责人核稿的。

2.文件格式混乱、眉目不清、头尾不全、附件遗漏及主抄送单位不清的。

3.文稿潦草，字迹不清，自造简化字，用铅笔或圆珠笔起草或修改的。

（三）签发。以学院名义发文，由相关院领导签发。文稿经领导核准签发后，即成定稿，原则上不得再作修改。若确需修改，需征得签发人同意。各级领导审批公文要认真负责，文件主批人需在发文稿纸上签署意见、姓名和日期，以备查考。

草拟和签批公文，应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等油性笔。

（四）缮印。以学院或党政办公室名义发文，凡由党政办公室拟稿的，由党政办公室负责打印；凡由各职能部门拟稿的，经党政办公室审核及院领导签发后，原则上正文由党政办公室负责打印，附件由各部门按要求提供。要重视校对工作，一般经拟稿人一校，党政办公室二校进行。

（五）用印。以学院或党政办公室名义发文，由党政办公室负责盖章；以院长名义发文，由院长签章；各部门行文，由各部门加盖本部门印章。

第六章收文办理

第十五条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、初审、登记、拟办、分发、承办、督办等程序。

第十六条本办法所指的收文办理，适用于党政办公室对学院收到的外来公文的办理。各单位的收文办理，可参照本办法执行。

第十七条党政办公室负责对学院收到的公文进行登记和运转，以及对所运转公文的查询和催办、督办。

第十八条学院收文办理在OA系统上进行，收文办理的主要程序是：

（一）签收。由党政办公室文秘人员负责接收院外来文，纳入收文办理程序。收件人为学院的信件由党政办公室受理。

（二）审核。对收到的公文由党政办公室进行审核并提出公文初步处理意见。经初审不由学院处理的公文，及时告知来文来函单位；由学院处理的公文，按程序处理。

（三）登记。党政办公室负责对收到的公文进行登记。登记应将公文标题、发文机关、发文字号、收文日期等逐项详细记录,并将文件信息填入OA系统《公文阅处单》。急办的公文应在阅处单上标明“特急”，对有时限要求的公文，应注明办结时间。

（四）拟办。党政办公室主任根据来文的内容和要求，提出拟办意见，并根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分转院领导阅办。如遇需急办的公文，可先转送承办部门处理。

（五）分发。党政办公室主任根据学院领导批示，将公文分转至有关院领导，再由党政办公室文秘专员根据领导批示意见转至有关部门承办。

（六）承办。承办部门收到交办的公文后必须按照学院领导批办意见和文件要求，指定承办人在规定时限内办理，并将办理结果记入《公文阅出单》，对于要求上报的材料要如期呈报，并将办理结果及时向有关领导汇报。承办事项涉及其他部门的，承办单位要主动与有关部门协商办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的文件，应当及时在OA上退回并说明理由。因情况特殊不能在规定时间内办完，须及时报告院领导。

（七）督办。党政办公室负责对公文的承办情况进行督促检查。督办贯穿于收文处理的各个环节，应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。凡因不负责任、办理拖拉、互相推诿而延误办理时限的，将追究承办单位及承办人责任。

第十九条党政办公室应对文件妥善保管，定期检查电脑存储条件，避免文件遗失。

第七章公文归档

第二十条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档；个人不得保存应当归档的公文。

第二十一条各单位的公文整理（立卷）由本单位专职（兼职）档案人员负责办理。

第二十二条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用；应按有关规定日期向学院档案室移交。

第二十三条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

第二十四条本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第二十五条公文整理（立卷）、归档细则按学院有关档案管理规定执行。

第八章公文管理

第二十六条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十七条公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十八条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管领导人批准，可以销毁。

第二十九条销毁秘密公文由学院保密工作办公室按有关规定定期组织进行。

第三十条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤消时，需要归档的公文在整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

第三十一条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第三十二条本规定由党政办公室负责解释。

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2021年1月2日